Como alcanzar el éxito y no frustrarse en el intento


¿Qué marca la diferencia entre un evento exitoso y otro que paso sin gloria?

Con la globalización y el avance en las tecnologías los espectáculo que se montan por todo el mundo van sufriendo un cambio constante y esto pone en jaque a los organizadores  de eventos. Pero para tener éxito en la organización es importante tener en claro algunos puntos:

  1. ¿Cuál es la definición de un evento?

Es una actividad social en la que hay algo en común con fines determinados. Además es  programado existe un espacio y es único e irrepetible.

2.  ¿Qué tipo de evento encuadra el mio?

  • ACADEMICOS: Foro, Seminario, Congreso, Reunión, Encuentro, Mesa redonda, Videoconferencia, Teleconferencia, Convenciones, etc.
  • SOCIALES: Bautirmo/Bautizos, Primeras comuniones, 15 años, Bodas, Aniversarios, Despedidas, Fiestas infantiles, Bazares, Bingos, Teletones, Muestras gastronómicas, Homenajes, etc.
  • DEPORTIVOS: Paseos, Shows musicales, Obras, Ferias recreativas,etc.

El tener en cuentas estos dos puntos nos lleva a preguntarnos ¿con que fin vamos a realizarlo?. Aquí entra en juego el establecimiento de objetivos y metas. Teniendo en cuenta la filosofía de la empresa, eventos anteriores, etc.

Debemos pensar en posibles alternativas, precisar lo que haremos, estableciendo horarios y actividades. Los organizadores deberán supervisar detalles y recordar obligaciones a los miembros del comité o ayudantes.

No se puede diseñar y comunicar el evento si no se ha definido un plan de marketing que se hace basado en las necesidades del cliente/consumidores. Lo que no se debe dejar de analizar NUNCA es el  micro y macro entorno.

En resumen los puntos para logara el éxito son:

1- Objetivo del evento: Lo que queremos comunicar.

2 – Particularidades o expectativas del público destinatario: Una vez sabido el objetivo, hay que tener en claro el target (cuál es el público al que va dirigido) del evento.

3.- buscar lo que será distintivo del evento: Buena elección de los ponentes, elementos audio visual acorde al target.

4- Elección del lugar: Debe tener las comodidades necesarias que se encuadren al objetivo.

5-Comunicación previa y durante el evento: Debemos reforzar la comunicación durante el evento, manteniendo así al público informado de lo que está sucediendo.

6-Porveedores clasificados: Mantener un banco de datos de proveedores, tanto nacionales como internacionales. Este banco debemos calificarlo.

7- Atención a los controles de seguridad: Tener la cantidad necesaria de sanitarios, personal de seguridad para los asistentes en las entradas y salida, salidas de emergencias, etc.

8-Controles legales: Debemos contar con las habilitaciones necesarias tanto del lugar como los profesionales que trabajen con nosotros.

9-Los recordatorios/souvenirs: ¿Qué le vamos a entregar al publico? Si es un objeto debemos diseñarlo y producirlo, si es el evento mismo debemos trabajar en eso. Esto lo debemos tener en claro desde el comienzo.

10- Disfrutar del evento: Para esto es indispensable tener el chek list para analizar si se esta yendo todo como lo habíamos planeado. Tener los datos de quien hará cada cosa y no decir “lo tengo en la cabeza”, porque no somos maquinas y seguramente estaremos nerviosos queriendo que todo salgo de mil maravillas y es en ese momento que nos comenzamos a olvidar de algunos detalles. Debemos tener un timing, sin dejar de ser flexibles para  tener capacidad de respuesta ante cualquier improvisto.

 

Autor: Gabriel Montenegro.

Especialista en Marketing, venta y liderazgo.

@gabriel1623

@mktventasylider

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